Fail/Buku Perkhidmatan

DASAR BUKU PERKHIDMATAN 

Dasar Umum 

1. Setiap pegawai hendaklah diperuntukkan Buku Perkhidmatan. Ketua Jabatan bertanggungjawab membuka Buku Perkhidmatan bagi setiap pegawailantikan baru dalam sektor awam. Butir-butir peribadi pegawai hendaklah dicatatkan dalam tempoh tidak lewat daripada satu (1) bulan dari tarikh pegawai melapor diri bertugas.

2. Buku Perkhidmatan boleh disediakan sama ada dalam bentuk hard copy dan/ atau soft copy. Walau bagaimanapun, sebagai langkah keselamatan, salinan pendua kepada Buku Perkhidmatan hendaklah disediakan. 

3. Buku Perkhidmatan hendaklah diselenggarakan dengan baik dan disimpan di tempat yang selamat di lokasi pegawai berkhidmat bagi memudahkan catatan dikemas kini.

4. Buku Perkhidmatan yang rosak, hilang atau musnah hendaklah disediakan semula berpandukan dokumen dan maklumat yang sahih yang disimpan oleh agensi berkenaan dan agensi yang pegawai pernah berkhidmat. 

5. Buku Perkhidmatan adalah dokumen bertaraf SULIT di peringkat jabatan tetapi tidak dikelaskan sebagai dokumen terperingkat mengikut Arahan Keselamatan yang sedang berkuat kuasa.

6. Buku Perkhidmatan hanya boleh diselenggarakan oleh pegawai penyelia rekod atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa dan ia boleh disemak dari semasa ke semasa oleh pemiliknya dengan kebenaran pegawai penyelia rekod. 

7. Semua catatan dalam Buku Perkhidmatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran pegawai yang diberi kuasa. 

8. Maklumat mengenai seseorang pegawai yang perlu direkodkan hendaklah dicatatkan dengan segera. Catatan secara manual hendaklah dibuat oleh pegawai yang diberi kuasa dan perlu disahkan dengan cop jabatan. Sekiranya catatan dibuat dengan komputer, segala peraturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi.